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Comment créer des liens entre Excel et PowerPoint (ou Word) pour vos graphiques, tableaux et textes

Dernière mise à jour : 29 août 2023

Lier Excel et PowerPoint est une solution puissante pour automatiser les rapports et gagner un temps significatif. Dans cet article, nous expliquons les différentes méthodes pour créer des liens et les avantages et inconvénients de chacune.


Quel est l'intérêt de lier Excel et PowerPoint ?


De nos jours, PowerPoint, Excel et Word comptent toujours parmi les applications les plus utilisés pour dans le monde de l’entreprise. Pas moins de 1,2 milliard de personnes utilisent Microsoft Office dans le monde.


Excel est de loin l’application de référence pour préparer, traiter et analyser des données, que ce soit pour l’analyse des ventes, les résultats de sondages, de rapports budgétaires ou toute sorte d’analyse financière. Dans la plupart des cas, les résultats et conclusions sont ensuite présentés avec PowerPoint qui est plus adapté pour les partager visuellement, tout en ajoutant du contexte et des commentaires autour de la donnée.


Bien souvent, les analystes préparent la donnée avec Excel et ensuite copie-collent leurs graphiques et tableaux dans PowerPoint pour les présenter.


Si la donnée est mise à jour, ils doivent alors mettre aussi à jour les graphiques et tableaux dans la présentation PowerPoint.


Dès lors, maintenir à jour une présentation PowerPoint peut rapidement devenir un enfer :

  • C’est très chronophage : Si vous avez 100 tableaux et graphiques à rafraichir, vous allez probablement passer une heure juste pour les copier-coller dans PowerPoint. Et si vous réalisez qu'une erreur s'est glissée dans les données, il faudra tout recommencer !

  • Cela nécessite de repositionner et remettre en forme les graphiques manuellement à chaque fois.

  • Le risque d’erreur manuelle est très élevé : l'humain est imparfait, et les multiples copier-coller engendreront probablement des oublis et erreurs pouvant gravement nuire à votre réputation.

Pour toutes ces raisons, créer des liens entre Excel et PowerPoint est une solution élégante pour automatiser et sécuriser vos rapports. Non seulement cela vous fera gagner du temps et diminuera le risque d’erreurs manuelles, cela vous apportera également une plus grande flexibilité. Votre manager a besoin d’un rapport à jour pour une réunion qui a lieu dans 5 minutes ? Aucun problème !


Et cerise sur le gâteau : lier les graphiques et tableaux de PowerPoint à des données Excel allège votre présentation, donc vous pouvez les envoyer par email plus facilement. Je vous incite aussi à lire d'autres astuces pour réduire la taille de vos fichiers PowerPoint et Excel.


Alors, comment pouvons-nous créer ces liens entre Excel et PowerPoint ?


Regardons ensemble 3 méthodes avec leurs avantages et inconvénients respectifs.



Méthode 1 : utiliser la fonction "coller" habituelle pour créer le lien Excel-PowerPoint


Cette méthode est très facile et vous l’utilisez déjà peut être sans le savoir. Regardons comment elle marche.


Créer le lien entre Excel et PowerPoint 🔗

  1. A partir d’Excel, sélectionner un graphique

  2. Faire un clic-droit sur le graphique et cliquer sur « Copier » (ou utiliser le raccourci clavier CTRL +C)

  3. Aller à la diapositive PowerPoint où vous voulez insérer le graphique

  4. Dans l’onglet Accueil, cliquer sur la flèche en-dessous de « Coller », et sélectionner une des deux options suivantes :

    1. Choisir « Utiliser le thème de destination et lier les données » pour convertir le graphique aux couleurs et style de la présentation.

    2. CHoisir « Conserver la mise en forme source et lier les données » pour maintenir l’apparence du graphique venant d’Excel.

Lien Excel et PowerPoint l collage spécial l Créer un lien

Et voilà, le graphique PowerPoint est maintenant lié aux données présentes dans Excel.


Mettre à jour le lien


Une fois que le lien est créé, la prochaine étape sera bien sûr de mettre à jour les graphiques PowerPoint quand vos données changeront dans Excel.


  • Juste après la création du lien, vos graphiques seront mis à jour automatiquement si vous changez les données dans Excel.

  • Plus tard, sélectionner le graphique dans la présentation PowerPoint. Faire un clic-droit dessus et choisir « Modifier les données ». Le fichier Excel s’ouvrira et vous permettra de mettre à jour (s’il n’était pas déjà ouvert)

Lien Excel and PowerPoint l Collage spécial l mettre à jour, modifier les données

Avantages ✅

  • Les graphiques liés restent des objets graphiques dont vous pouvez aisément personnaliser le format.

  • Les liens ne déclenchent pas d’avertissement de sécurité (contrairement à la méthode 2 que nous verrons par la suite).

  • Les mises à jour sont rapides

Limites ⛔️

  • Si vous renommez le fichier Excel, les liens seront rompus.

  • Si vous dupliquez le fichier Excel, les liens ne marcheront pas avec la nouvelle version.

  • Si vous déplacez le fichier Excel, les liens seront rompus.

  • Si vous envoyez par email les fichiers, les liens seront rompus pour le destinataire.

  • Si vous déplacez les plages de données source dans Excel alors que le PowerPoint est fermé, le graphique fera encore référence aux anciennes et donc fausses plages de données.

  • Ces liens ne peuvent pas être crées pour des tableaux

  • Ces liens ne permettent pas non plus de lier des valeurs au sein des zones de texte et des formes.

👉🏻Comme vous pouvez le voir, ces limites sont plutôt fortes. Si les liens sont rompus🔌, au lieu de vous faire gagner du temps, vous pourriez vous retrouver de manière inattendue et urgente à mettre à jour vos rapports manuellement en mode panique juste avant votre réunion. 😱



Méthode 2 : utiliser l’option «collage spécial» pour créer le lien Excel-PowerPoint


Cette méthode est un peu moins connue, mais presque aussi facile que la précédente.


Créer le lien entre Excel et PowerPoint 🔗

  1. A partir d’Excel, sélectionner le graphique ou la plage de données.

  2. Faire un clic-droit et cliquer sur « Copier » (ou appuyez sur CTRL +C)

  3. Aller à la diapositive PowerPoint où vous voulez insérer le graphique ou le tableau

  4. Dans l’onglet Accueil, cliquer sur la flèche en-dessous de « Coller », et choisir « Collage spécial »

  5. La fenêtre de dialogue s’ouvrira. Sélectionner «Coller le lien» et «OK»

Créer un lien entre Excel et PowerPoint par collage spécial

Mettre à jour le lien


Après la création du lien, il sera possible de mettre à jour de la façon suivante :

  • Juste après la création du lien, vos graphiques et tableaux dans PowerPoint seront mis à jour automatiquement si vous changez les données dans Excel.

  • Plus tard, ouvrez la présentation PowerPoint. Une fenêtre de sécurité apparaîtra, comme celle-ci-dessous. Cliquer « Mise à jour des liaisons » et tous les liens seront mis à jour d’un coup. Le fichier Excel n’a pas besoin d’être ouvert.

Alerte de sécurité Microsoft Office lorsque la présentation contient des liaisons vers d'autres fichiers

  • Ou, une fois que PowerPoint est ouvert, vous pouvez aussi mettre à jour chaque graphique ou tableau individuellement. Dans la présentation, sélectionner l’objet lié, faites un clic-droit dessus et cliquer sur « Mettre à jour les liaisons », comme dans la capture d’écran ci-dessous. Le fichier Excel n’a pas besoin d’être ouvert.


Lien Excel et PowerPoint l collage spécial l mettre à jour les liaisons

Avantages ✅

  • Les liens peuvent être créés pour des graphiques aussi bien que pour des tableaux.


Limites ⛔️

  • Les objets sont collés comme des images, donc vous ne pourrez pas modifier leur format. Si vous changez leur taille, l’image pourrait devenir un peu floue

  • Les mises à jour sont longues à exécuter, même pour un seul objet lié

  • Les liens déclenchent des avertissements de sécurité assez agaçants à chaque ouverture de la présentation PowerPoint

  • Si vous renommez le fichier Excel, les liens seront rompus.

  • Si vous dupliquez le fichier Excel, les liens ne fonctionneront plus avec cette nouvelle version

  • Si vous déplacez le fichier Excel, les liens seront rompus

  • Si vous envoyez par email les fichiers, les liens seront rompus pour le destinataire

  • Si vous déplacez les plages de données source dans Excel alors que le PowerPoint est fermé, le graphique fera encore référence aux anciennes et donc fausses plages de données.

  • Ces liens ne permettent pas non plus de lier des valeurs au sein des zones de texte et des formes.

👉🏻Comme vous pouvez le voir, cela fait beaucoup de limites !


Et là aussi, vous avez le risque significatif que les liens soient rompus et vous mettent en mode panique pour mettre à jour manuellement le document à la dernière minute. 😱


Finalement, l’intérêt principal de cette méthode est la possibilité de lier des tableaux, ce que ne permettait pas la première méthode.




Méthode 3 : utiliser Power-user pour créer des liens robustes entre Excel et PowerPoint


A cause des limites des méthodes 1 et 2, beaucoup d’utilisateurs préfèrent opter pour le copier-coller manuel, quitte à perdre un temps considérable.


Pour résoudre ce problème, Power-user a créé un lien Excel-PowerPoint robuste et intuitif permettant d’automatiser vos rapports. Ce lien fait partie de l’add-in Power-user qui inclut de nombreuses autres fonctionnalités pour PowerPoint, Excel et Word.





Créer un lien entre Excel et PowerPoint pour un graphique, un tableau ou une plage 🔗

  1. A partir d’Excel, sélectionner le graphique, le tableau ou la plage des données

  2. Faire un clic-droit et taper « Copier » (ou appuyer sur CTRL +C)

  3. Aller dans PowerPoint

  4. Dans l’onglet Accueil, cliquer sur « Coller » (ou appuyer sur CTRL +V)

  5. Cliquer sur « Lier » à partir du bouton contextuel situé en haut à gauche du graphique ou tableau. Cela créera la liaison

Power-user l Lien Excel et PowerPoint l Créer un lien

Insérer dans un texte PowerPoint des valeurs liées à une cellule Excel 🔗


C’est une fonctionnalité unique et puissante que seul Power-user propose. Non seulement vous pouvez automatiser vos rapports en mettant à jour vos graphiques et vos tableaux, mais vous pouvez aussi écrire des commentaires de textes dans PowerPoint qui incluent des valeurs dynamiques liées à des données Excel. C’est la brique ultime pour faire des rapports vraiment automatisés.


Par exemple, vous pouvez avoir une diapositive qui dit « Les ventes en ligne font +17,2% ce mois-ci » avec la valeur « +17,2% » qui est mise à jour automatiquement à partir d’une cellule Excel.

  1. A partir de PowerPoint, sélectionner un texte et placer le curseur où vous voulez insérer une valeur liée.

  2. Faire un clic-droit et choisir «Insérer la valeur de la cellule»

  3. En utilisant la boite de dialogue de sélection, choisir la cellule Excel que vous voulez lier à votre présentation et valider.


Mettre à jour et gérer les liens


Après la création d’un lien, vous pouvez facilement le mettre à jour en cliquant sur les boutons situés en haut à gauche de l'objet lié.

Power-user l Lien Excel et PowerPoint l Mise à jour des liens

A partir d’ici, vous pouvez mettre à jour automatiquement tous vos objets liés dans PowerPoint (graphiques, tableaux, textes) aux données d’Excel.


Vous pouvez aussi ouvrir le gestionnaire de liens, à partir duquel vous trouverez des options additionnelles :

  • Voir la liste de tous les objets liés et aller facilement de l’un à l’autre

  • Mettre à jour chaque lien indépendamment, ou tous à la fois.

  • Localiser les sources des données.

  • Ouvrir le dossier contenant le fichier Excel, ou aller directement au lien source à l'intérieur du fichier Excel.

  • Voir la date et l’heure de la dernière mise à jour, et quel utilisateur a effectué la dernière mise à jour

  • Rompre le lien

Power-user l liens Excel et PowerPoint l gestion, gestionnaire de liens l

Avantages ✅

  • Les graphiques liés restent des objets graphiques que vous pouvez facilement personnaliser et mettre en forme

  • Vous pouvez lier n’importe quoi : graphiques, tableaux, plages de cellules, cellules et même des valeurs dans votre texte

  • Les liens Power-user ne déclenchent pas d’alerte de sécurité

  • Les mises à jour s'exécutent rapidement

  • Les liens résisteront si vous renommez les fichiers ou vous avez de multiples versions (v1, v2, v3 etc.).

  • Les liens suivront si vous déplacez les fichiers

  • Les liens suivront si vous envoyez les fichiers par email.

  • Si vous déplacer les plages de données source dans Excel pendant que PowerPoint est fermé, le lien suivra également.

  • Vous aurez facilement accès à de multiples options pour gérer les liens.



A n'importe quel moment, en ouvrant juste les fichiers PowerPoint et Excel et tapant "Mettre à jour tous les liens", vous pouvez rétablir tous les liens avec la version ouverte.

Si le destinataire n'a pas installé Power-user, les liens seront convertis de la même manière que la Méthode 1 pour assurer la compatibilité.

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